2. Tài khoản - Account
Định nghĩa:
Là một ghi chép tóm tắt về thay đổi tăng giảm của một đối tượng kế toán
nào đó, có thể là tài sản, là nợ phải trả hay là vốn chủ sở hữu.
Vai trò:
Do có nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên việc hệ thống lại thành Hệ thống các tài khoản sẽ giúp cho việc phân loại, mã hoá, quản lý được thuận tiện hơn.
Phân loại:
a) Tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán:
- Loại 1, 2: là tài khoản Tài sản (Asset), cho biết các nguồn lực kinh tế thuộc sở hữu của doanh nghiệp và được kỳ vọng tạo ra lợi ích, làm tăng giá trị của doanh nghiệp mang dòng ngân lưu vào và giảm dòng ngân lưu ra của doanh nghiệp trong dài hạn. Những tài sản nào có tính thanh khoản (liquidity), nghĩa là chuyển đổi thành tiền nhanh thì sẽ được ưu tiên xếp trước. Tài khoản ngắn hạn (Short-term Asset) có tính thanh khoản hơn tài khoản dài hạn (Long-term Asset), do có thể chuyển thành tiền trong vòng 1 năm. Trong tài khoản ngắn hạn thì tiền mặt có tính thanh khoản nhất.
- Loại 3: tài khoản Nợ phải trả (Liabilities), cho biết nguồn huy động vốn bên ngoài để đầu tư tài sản của doanh nghiệp. Nó cũng đồng thời cho thể hiện các nghĩa vụ kinh tế của công ty đối với các chủ nợ là các tổ chức, cá nhân bên ngoài, hoặc cũng có nghĩa là quyền sở hữu của người bên ngoài đối với tài sản công ty. Tài khoản loại 3 làm dòng tiền ra, giảm giá trị doanh nghiệp trong dài hạn.
- Loại 4: tài khoản Vốn chủ sở hữu (Equity), cho biết phần tài sản thật sự thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Đó chính là phần giá trị còn lại của doanh nghiệp sau khi đã hoàn thành xong các nghĩa vụ thanh toán tất cả các khoản nợ đối với đối tác bên ngoài. Tài khoản loại 4 làm tăng giá trị của doanh nghiệp.
b) Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán:
- Loại 5, 7: Tài khoản Doanh thu (Revenue). Mang dòng tiền vào, giúp tăng giá trị doanh nghiệp trong ngắn hạn.
- Loại 6, 8: tài khoản chi phí (Expense / Cost). Làm dòng tiền ra, làm giảm giá trị doanh nghiệp trong ngắn hạn.
- Loại 9: tài khoản trung gian dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh, nghĩa là tài khoản này được dùng để kết chuyển các tài khoản loại 5 và 7 như các khoản thu (doanh thu từ hoạt động kinh doanh, doanh thu tài chính, doanh thu khác), các khoản chiết khấu giảm trừ vào bên phải của tài khoản chữ T; cùng với các loại tài khoản loại 6 và 8 như chi phí phát sinh, thuế phải nộp. Nếu sau đó:
- Doanh thu > chi phí + thuế TNDN à doanh nghiệp lời
- Doanh thu < chi phí à doanh nghiệp lỗ
- Doanh thu = chi phí à doanh nghiệp hoà vốn
- Loại 0: tài khoản dùng để ghi chú chi tiết một loại đối tượng kế toán đặc biệt nào đó, ví dụ như tài khoản ngoại tệ. Được định khoản (ghi chép) đơn vào một sổ riêng biệt.
Quy ước của tài khoản kế toán Việt Nam:
Các tài khoản được chia cấp càng lớn thì càng chi tiết. Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam hiện chỉ quy ước đến cấp 2. Các cấp từ 3 trở đi thì doanh nghiệp có thể tự đặt nhưng phải tuân thủ theo các nguyên tắc của kế toán như phải thống nhất.
Đặc điểm một số tài khoản:
Tài khoản Tài sản (Asset): còn gọi là tài sản Nợ do số dư nằm bên Nợ của sơ đồ chữ T
.
Tài khoản Nguồn vốn (Capital): còn gọi là tài sản Có do số dư nằm bên Có của sơ đồ chữ T
.
Doanh thu (Revenue): khi bán được hàng dù chưa thu ngay tiền mặt nhưng doanh nghiệp đã được ghi nhận có doanh thu. Doanh thu giúp tăng lợi nhuận nên sẽ giúp tăng giá trị vốn chủ sở hữu, giá trị của doanh nghiệp.
Chi phí (Expense / Cost): ngược lại với doanh thu. Là những khoản tiền chi ra liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay chi phí thời kỳ, liên quan tới kỳ kế toán của doanh nghiệp. Chi phí là khoản giá trị chi ra nên làm giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
- Chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: là chi phí liên quan trực tiếp đến doanh thu, chính là chi phí giá vốn hàng bán gồm chi phí nguyên vật liệu, hàng hoá, nhân công sản xuất, khấu hao máy móc sản xuất trực tiếp hoặc ở xưởng, chi phí sản xuất dở dang (kiểm kê thường xuyên) hay những chi phí hư hỏng (kiểm kê định kỳ).
- Chi phí thời kỳ: phát sinh trong kỳ nhưng không có quan hệ trực tiếp với doanh thu và được công nhận khi phát sinh trong kỳ (chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí khác…) hoặc của những kỳ trước kỳ hiện tại, nhưng có liên quan đến kỳ hiện tại. Khi đó cần phải phân bổ phần liên quan vào kỳ này (chi phí thuê, mướn tài sản, trả trước…).
- Ví dụ chi phí thuê nhà (trả trước) có thể doanh nghiệp phải trả trước 6 tháng là 30 triệu theo yêu cầu của chủ nhà ngay vào tháng 1 là tháng làm hợp đồng, nhưng doanh nghiệp chỉ được tính chi phí thuê nhà cho tháng 1 là 5 triệu chứ không phải là 30 triệu như số đã trả. Số tiền còn lại sẽ lần lượt phân bổ vào các tháng tiếp theo còn lại cho đến hết hạn.
Chi phí khác với chi tiêu (Expenditure). Chi tiêu chỉ là sự chi tiền mặt hay cam kết sẽ chi tiền. Còn chi phí là phần chi tiêu được công nhận.
Lợi nhuận (Profit / Earnings / Income): là phần còn lại sau khi lấy doanh thu trừ đi chi phí. Lợi nhuận giúp đo lường được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do mỗi quốc gia đều có hệ thống thu thuế để tồn tại nên khi kinh doanh có lời doanh nghiệp phải nộp thuế. Khi đó, lợi nhuận gộp được trừ đi thuế TNDN thì doanh nghiệp còn được lợi nhuận ròng. Lợi nhuận ròng mới chính là lợi nhuận thực sự còn lại mà doanh nghiệp được hưởng. Nếu không có thuế thì lợi nhuận gộp bằng với lợi nhuận ròng.
