13. Tổ chức công việc kế toán
CHỨNG TỪ (Documents)
Định nghĩa và đặc điểm:
- Chứng từ là những giấy tờ, vật mang tin gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ kế toán (Journal Entry). Vì vậy chứng từ mang tính bằng chứng, chứng minh cho nghiệp vụ đã phát sinh.
- Chứng từ phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ và hợp pháp đúng theo quy định.
- Chứng từ cũng có thể ghi một hay nhiều lần. Nếu ghi nhiều lần thì các con số sẽ được cộng dồn.
- Chứng từ cũng có thể được lập trong nội bộ doanh nghiệp (bên trong – Internal), như các phiếu kiểm kê tài sản, khấu hao… hoặc chuyển từ doanh nghiệp này sang đối tượng bên ngoài khác (bên ngoài – External), như hoá đơn bán hàng, phiếu thu...
Nội dung cơ bản bắt buộc của chứng từ:
- Tên gọi chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân LẬP và NHẬN chứng từ
- Ngày tháng, số hiệu chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ
- Quy mô: biểu hiện qua giá tiền
- Chữ ký của các bên liên quan và chịu trách nhiệm, ít nhất phải có 2 chữ ký
- Con dấu của đơn vị nếu là chứng từ có liên quan đến bên ngoài
- Các yếu tố bổ sung khác không bắt buộc nhưng giúp làm rõ thêm thông tin như thời hạn, phương thức thanh toán, địa chỉ giao nhận…
Kiểm tra chứng từ: Chứng từ phải:
- Hợp lệ: đầy đủ các thông tin cơ bản hay phải đúng mẫu theo quy định, ghi không được ngắt quãng, thông tin phải rõ ràng, thông tin không được tẩy xoá, chỗ trống phải được gạch chéo
- Hợp pháp: đầy đủ chữ ký, dấu mộc
- Hợp lý: số phải ăn khớp biểu hiện qua số liệu phải chính xác và ăn khớp, các liên phải giống nhau
Bảo quản chứng từ: Chứng từ phải được lưu trữ với thời gian theo quy định sau:
- 5 năm: những chứng từ, tài liệu cho việc quản lý điều hành của doanh nghiệp nhưng không dùng trực tiếp để ghi sổ hay lập Báo cáo tài chính như Phiếu thu, phiếu chi, xuất nhập kho…
- 10 năm: những chứng từ, tài liệu dùng để làm căn cứ ghi trực tiếp vào sổ kế toán hay lập Báo cáo tài chính như các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo tháng, quý, năm của đơn vị, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, báo cáo kiểm toán…
- Vĩnh viễn: những chứng cứ, tài liệu quan trọng có tính sử liệu về mặt kinh tế, an ninh quốc phòng phải được lưu trữ cho đến khi chúng bị hư hỏng dưới hình thức bản gốc (chứng từ gốc – source document) hoặc hình thức khác. Chúng chỉ được tiêu hủy khi có quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị. Ví dụ như hoá đơn GTGT.
CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN (Journal, Books of Accounts)
Định nghĩa:
- Là phương tiện để kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống để lưu giữ các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng.
- Sổ kế toán được mở vào mỗi đầu năm tài chính. Số dư cuối năm này được chuyển thành số dư của đầu năm sau trên sổ mới.
- Sổ có thể là tờ rời hoặc đóng quyền
Nguyên tắc ghi sổ:
- Giá trị tăng (cộng thêm) à ghi mực thường
- Giá trị giảm à ghi mực đỏ hoặc đặt trong dấu (…)
- Phải khoá sổ khi lập báo cáo tài chính để số liệu không bị biến động, khó kiểm soát, tính toán. Trước khi khoá sổ cần cộng số phát sinh, tính số dư, kết chuyển nếu cần.
Các loại sổ kế toán[1]: Có nhiều loại sổ khác nhau, tùy theo hình thức tổ chức ghi sổ nào mà sử dụng loại này, không sử dụng loại khác. (Xem thêm Bộ Tài chính, Chế độ kế toán Việt Nam, trang 691-693)
- Sổ kế toán tổng hợp: ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo tài khoản cấp 1, 2 (tổng quát)
- Sổ kế toán chi tiết: ghi nghiệp vụ phát sinh theo tài khoản cấp 3, 4 hoặc chi tiết hoạt động của từng tài khoản.
- Nhật ký sổ cái
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ nhật ký chứng từ
- …
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC GHI SỔ KẾ TOÁN
- Nhật ký sổ cái: tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian trên 1 sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký sổ cái. Cơ sở dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán. Hình thức này gồm các loại sổ: Nhật ký sổ cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Số dư cuối kỳ của các tài khoản trong Nhật ký sổ cái phải khớp đúng với số dư cuối kỳ của từng tài khoản trong các sổ, thẻ chi tiết.
- Nhật ký chung: phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung mà lấy số liệu ghi vào Sổ cái. Nếu nghiệp vụ phát sinh nhiều và theo dõi riêng thì có thể mở thêm Sổ cái phụ cho một số tài khoản chính quan trọng. Các loại sổ chủ yếu: sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết. Số dư của sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết cũng như tổng phát sinh Nợ và Có trên bảng Cân đối phát sinh bằng với tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung.
- Chứng từ ghi sổ: thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng dễ bị trùng lắp. Ghi tất cả nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi nội dung thuộc sổ cái và cả sổ, thẻ chi tiết nếu có. Tổng số phát sinh Nợ Có ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ phải khớp với Bảng cân đối phát sinh của sổ cái.
- Nhật ký chứng từ: mang tính chuyên môn hoá, thích hợp với doanh nghiệp lớn, nghiệp vụ nhiều. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi theo trình tự thời gian vào sổ nhật ký chứng từ và căn cứ vào Bảng kê. Sau đó, sổ thẻ chi tiết lại căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng trong Bảng kê, sổ thẻ để kết chuyển số liệu. các loại sổ cần thiết: sổ nhật ký chưnsg từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ chi tiết kế toán. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết phải khớp với sổ cái.
- Kế toán trên máy vi tính: mọi nghiệp vụ đã được lập trình sẵn và thực hiện theo phần mềm kế toán cài đặt sẵn trên máy tính. Phần mềm được thiết kế theo nguyên tắc 1 trong 4 hình thức kế toán trên hoặc kết hợp giữa chúng với nhau. Phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ các số liệu và báo cáo tài chính theo quy định. Tùy theo phần mềm sử dụng hình thức kế toán nào mà sử dụng các loại sổ liên quan. Và cũng do sự kết hợp các hình thức nên các mẫu sổ không hoàn toàn giống mẫu sổ ghi tay.
MẪU KẾT CẤU CỦA CÁC SỔ
- Mẫu sổ kiểu 1 bên: Nợ và Có của tài khoản được bố trí ở 1 bên của trang sổ
- Mẫu sổ kiểu 2 bên: Nợ và Có của tài khoản được bố trí ở 2 bên của trang sổ. Mẫu thường dùng cho tài khoản thanh toán vì nợ và thanh toán nợ thường phát sinh tại thời điểm khác nhau, chứng từ khác nhau.
- Sổ kiểu nhiều cột: gồm nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong 1 trang sổ. Mẫu giúp tính toán và tổng hợp số liệu dễ dàng như doanh thu, chi phí.
- Sổ kiểu bàn cờ: tài khoản ghi Nợ và Có phải để đối ứng dòng và cột các tài khoản liên quan giúp giảm bớt khối lượng ghi sổ.
SỬA SAI SÓT TRONG KẾ TOÁN (Adjusting Entry)
Bước thực hiện:
- Đối chiếu với số liệu gốc
- Xác định dữ liệu bị sai và số đúng của dữ liệu sai đó
- Tìm phần chênh lệch giữa số sai và đúng
- Tiến hành sửa theo phương pháp phù hợp
Phương pháp chỉnh sửa:
- Phương pháp Cải chính: Dùng mực đỏ gạch 1 đường thẳng vào chỗ sai nhưng vẫn để thấy rõ chỗ thông tin bị sai. Sau đó dùng mực xanh thông thường ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên, kèm theo có chữ ký và tên của người sửa bên cạnh. Chỉ áp dụng TRƯỚC khi cộng hay chuyển sổ.
- Phương pháp Ghi số âm: dùng để điều chỉnh giảm một phần hoặc toàn bộ (tương đương xoá) giá trị sai (phần lệch so với giá trị đúng) khi ghi trùng nghiệp vụ hoặc sai định khoản. Ghi số sai bằng mực đỏ hoặc trong (…), sau đó ghi lại số đúng bằng mực thường, kèm theo chữ ký và tên của người sửa bên cạnh. Áp dụng khi phát hiện muộn, đã cộng sổ hoặc chuyển sổ.
- Phương pháp Ghi bổ sung: áp dụng khi bỏ sót nghiệp vụ hay số tiền ghi ít hơn thực tế. Phương pháp này cũng yêu cầu phải lập thêm chứng từ bổ sung. Áp dụng khi phát hiện muộn.
KIỂM KÊ
- Là quá trình thực hiện cân đo đong đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm kiểm kê. Sau đó lấy số liệu kiểm kê thực tế có đối chiếu (Reconciliation) so sánh với số liệu ghi trong sổ kế toán xem có bị lệch không. Nếu bị lệch phải tiến hành tìm nguyên nhân, báo cáo với người quản lý chịu trách nhiệm và điều chỉnh lại sổ sách kế toán sao cho phù hợp với thực tế.
- Có thể kiểm kê từng phần, một số tài sản nhất định hoặc kiểm kê toàn bộ tài sản của doanh nghiệp. Kiểm kê có thể tiến hành định kỳ theo thời gian hoặc kiểm kê bất thường ngoài quy định.
- Kiểm kê nhiều thì dẫn đến tăng chi phí và tốn thời gian.
TỔ CHỨC KIỂM KÊ
- Lập hội đồng
- Lập kế hoạch từng bước kiểm
- Khoá sổ sách kế toán tại thời điểm kiểm kê để số lượng và giá trị không bị thay đổi
- Các cá nhân, phòng ban liên quan đến tài sản được kiểm kê phải có trách nhiệm kiểm kê sơ bộ trước
- Tiến hành kiểm kê chính thức
- Lập báo cáo, biên bản kết quả kiểm kê
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét