Thiết lập cơ bản trong Word cho dân văn phòng (Phần 1)

Việc thiết lập các cài đặt cơ bản trong Word để tạo giao diện làm việc thuận tiện cũng như tăng tính thẩm mỹ cho văn bản in ra giấy là cực kỳ quan trọng. Đặc biệt với các bạn sinh viên, làm tiểu luận, báo cáo, viết hồ sơ xin việc … các công việc này luôn phải sử dụng giao diện soạn thảo văn bản Word.

Các thao tác canh lề tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế khi va vào, rất rất nhiều bạn tìm hoài không thấy thanh ruler ở đâu để xem mình thiết lập đã đúng chưa. Giảng viên yêu cầu canh lề 2cm và gáy 1cm, nhưng khi cài đặt Word, phần mềm luôn để mặc định thanh cây thước (ruler) đơn vị là inch, điều này gây lúng túng ít nhiều cho chúng ta. Rồi chọn khổ giấy A4, chúng ta thường quen canh lề còn loại khổ giấy lại hay bị bỏ quên, bởi vì mặc định khung soạn thảo của Word luôn để kiểu giấy là Letter, điều này ảnh hưởng khá nhiều về độ dài dòng và sang trang khi in ra giấy khổ A4. 

Đó chỉ là một vài khó khăn ví dụ, để đi vào chi tiết. Mình sẽ trình bày rõ dưới đây bằng hình ảnh đi kèm để các bạn tiện theo dõi. Trong bài viết này mình sẽ đi vào 2 nội dung:

1. Sửa lỗi gạch chân xanh, đỏ khi soạn thảo văn bản
2. Bật thanh cây thước, chọn đơn vị đo centimet (cm)

Giao diện cửa sổ soạn thảo văn bản Word:

Đây là phần cài đặt cho phần mềm, chỉ cần chỉnh duy nhất 1 lần sẽ áp dụng cho tất cả những lần về sau. Các bạn vào thẻ FILE > Options

Tại đây, quan tâm giúp mình 2 mục: Proofing và Advanced.

- Proofing: Ở đây chúng ta sẽ bỏ chế độ kiểm tra chính tả. Kiểm tra lỗi chính tả của phần mềm gây rắc rối cho chúng ta khá nhiều, đó chính là những dòng gạch chân lượn sóng màu xanh, màu đỏ khi chúng ta soạn thảo văn bản. 

Để tắt thông báo này các bạn bỏ hết tất cả dấu tích tại vùng khoanh đỏ ở dưới.

- Advanced: Chúng ta sẽ thiết lập đơn vị đo của thanh cây thước Ruler. Mặc định phần mềm là inch, chúng ta sẽ thay đổi về centimeters.

Tới đây các bạn chọn OK và bắt đầu sử dụng Word bình thường, lỗi gạch chân đỏ, xanh trong Word sẽ không còn nữa. Giao diện soạn thảo đã hiển thị thanh canh thước đơn vị cm giúp bạn đã dễ dàng canh chỉnh lề văn bản.